Questi comuni individuano nell'archivio, quale complesso degli atti e dei documenti prodotti o acquisiti nel corso della propria attività, una funzione essenziale per garantire il diritto di informazione e l'accesso alla documentazione secondo quanto previsto nelle ultime normative in materia di trasparenza amministrativa, la salvaguardia delle memoria storica e con essa la conoscenza.
Tale convenzione ha il fine di effettuare la gestione del servizio archivistico per la parte inerente i progetti di ordinamento, inventariazione e valorizzazione degli Archivi storici e secondo le finalità della L.R. 81/85, e permette di accedere a finanziamenti specifici erogati dalla Regione Lombardia.
Il Comune di Pietra dè Giorgi sarà designato come Comune Capo Convenzione, quindi allo stesso competeranno i compiti previsti dalla convenzione stessa e dalle leggi regolanti la materia.
Nel caso di Varzi, si rende necessario riordinare e inventariare l'archivio, iniziando dalla documentazione prodotta anteriormente all'ultimo quarantennio, e poiché almeno ad una osservazione superficiale la serie dei Convocati dal 1681 appare integra, e alcuni registri e documenti sono anteriori al XVIII° secolo e costituiscono l'ultimo lacerto di un archivio comunque impoverito dagli eventi bellici e dall'incuria, nonché da muffe o da altri agenti patogeni per la carta, sarà indispensabile affidare l’attività di recupero ad un archivista in possesso dei requisiti tecnico - scientifici necessari e di comprovata esperienza.
Il riordinamento dovrà poi interessare la documentazione posteriore al 1965 che sarà descritta in un inventario provvisorio, con un buon livello di analiticità e dotato di indici. L'archivio degli ultimi dieci anni, invece, sarà descritto in un elenco di consistenza ad uso esclusivo d'ufficio.
L’assessore alla cultura Carlo Marenzi è rimasto sorpreso per l’incomprensibile astensione del gruppo di minoranza che ha anche sollevato perplessità  sul fatto che lo schema di convenzione prevede la cooperazione con comuni al di fuori del circondario della Val Stàffora. In qualsiasi caso, l’intera maggioranza ritiene che questa convenzione, prevista peraltro dalla legge, aggiunge un altro importante tassello al processo di trasparenza amministrativa, già iniziato nel 2004 con una serie di disposizioni in materia, e pone solide basi per ottenere il definitivo trasferimento dell’Archivio Malaspina a Varzi.